Интеграция таможенного оформления с 1С

Для компании, которая регулярно импортирует или экспортирует товары, таможенное оформление связано не только с подачей декларации. После выпуска груза информация о поставке должна попасть в бухгалтерскую, складскую и управленческую систему компании. Если сотрудники переносят данные из декларации на товары (ДТ) вручную, увеличивается количество операций, расходуется рабочее время и повышается риск технических ошибок.

Интеграция таможенного брокера с 1С позволяет автоматизировать обмен данными о внешнеторговых поставках и сократить объем ручной работы сотрудников.

Это особенно актуально для компаний, которые регулярно импортируют товары из Китая, Турции, стран ЕАЭС и других направлений, работают с большим количеством товарных позиций или оформляют несколько деклараций в месяц.

При традиционной схеме сотрудник компании получает документы от брокера, открывает декларацию, счет-фактуру, инвойс, упаковочный лист и другие документы, после чего вручную переносит необходимые сведения в учетную систему.

В зависимости от особенностей поставки приходится заносить:

• номер декларации;
• дату выпуска;
• сведения о декларанте;
• код ТН ВЭД;
• описание товара;
• количество;
• вес;
• стоимость;
• валюту;
• страну происхождения;
• таможенную стоимость;
• таможенные платежи;
• сведения о поставщике;
• данные транспортных документов;
• номера дополнительных листов ДТ;
• сведения, необходимые для бухгалтерского и складского учета.

При большом количестве поставок такая работа превращается в отдельную операционную нагрузку.

При интеграции часть информации может передаваться из информационной системы таможенного представителя непосредственно в учетную систему клиента.

В результате компания получает:

меньше ручного ввода → меньше ошибок → быстрее обработка поставки → актуальнее учет.

Конкретный набор зависит от используемой конфигурации 1С, формата обмена и технической схемы интеграции.

В рамках проекта можно организовать передачу, в частности:

• номера ДТ;
• даты регистрации и выпуска;
• сведений о товарных партиях;
• кодов ТН ВЭД;
• наименований товаров;
• количества;
• веса;
• стоимости;
• валютных данных;
• страны происхождения;
• таможенной стоимости;
• таможенных пошлин;
• налогов и иных начислений;
• сведений о транспортировке;
• реквизитов внешнеторгового контракта;
• информации, необходимой для внутреннего учета.

При этом важно разделять данные, содержащиеся в ДТ, и данные, которые компания формирует самостоятельно в своей учетной системе. Интеграция не должна автоматически заменять бухгалтерский и управленческий контроль.

Упрощённо процесс выглядит следующим образом:

1. Компания создаёт поставку в своей системе.

Менеджер формирует заказ, заносит сведения о поставщике, товарах и документах.

2. Данные передаются специалисту по ВЭД или таможенному представителю.

Не требуется заново собирать всю информацию вручную из нескольких документов.

3. Формируется таможенная декларация.

Специалисты проверяют сведения, классификацию товара, документы и другие данные, необходимые для декларирования.

4. Данные декларации используются в информационной системе компании.

После оформления информация может быть передана обратно в 1С для дальнейшего учёта.

5. Поставка отражается в учёте.

Бухгалтерия и другие подразделения получают необходимые сведения без повторного ввода большого объёма информации.

Для компании, которая оформляет одну-две поставки в месяц, полноценная интеграция может не быть первоочередной задачей.

Но ситуация меняется, когда:

• поставки идут каждую неделю;
• несколько поставщиков работают одновременно;
• десятки или сотни товарных позиций регулярно импортируются;
• несколько сотрудников работают с ВЭД;
• используются складская и бухгалтерская системы;
• есть несколько юридических лиц;
• компания работает с разными таможенными постами;
• необходимо контролировать себестоимость импортного товара.

В такой ситуации автоматизация становится не просто удобством, а способом снизить операционную нагрузку.

Да, техническая схема может быть организована таким образом, чтобы информация передавалась между учётной системой компании и системами, используемыми при таможенном сопровождении.

При этом конкретное решение определяется индивидуально.

Имеют значение:

• конфигурация 1С;
• версия программного продукта;
• используемые модули;
• объём поставок;
• структура номенклатуры;
• количество юридических лиц;
• формат обмена;
• требования отдела ВЭД и бухгалтерии.

Поэтому перед внедрением необходимо определить, какие именно данные должны передаваться и на каком этапе.

Хорошее решение должно учитывать весь процесс.

Важно определить:

1. где возникает исходная информация;
2. кто отвечает за её проверку;
3. какие сведения передаются таможенному представителю;
4. какие данные возвращаются после оформления;
5. кто контролирует расхождения;
6. как информация попадает в бухгалтерский и складской учёт.

Только в этом случае автоматизация действительно приносит экономический эффект.